Как наше KPI-приложение помогло мотивировать медицинских представителей

Мы super.web, разрабатываем сложные веб-приложения для организаций и предпринимателей. Как-то мы уже рассказывали о нашем крупном заказчике «ПИК-ФАРМА» и его проекте по обучающей игровой системе, которая окупилась за 2 игры. Сегодня мы расскажем про вторую классную систему для «ПИК-ФАРМЫ» — веб-приложение для расчета KPI у медицинских представителей. С его внедрением заказчик смог улучшить систему мотивации сотрудников и сэкономить на инструментах управления ростом продаж

У «ПИК-ФАРМЫ» несколько заводов и больше полутора сотни представительств по всей стране. Это мощная фармацевтическая компания с давней историей. Проектная мощность заводов позволяет выпускать в год 750 млн таблеток, 370 млн капсул и 12 млн флаконов. Также компания предоставляет услуги контрактного производства.

Фармацевтический рынок растет, при этом в индустрии увеличивается объем аутсорсинга. Многие рутинные процессы бизнеса сейчас принято передавать профессиональным провайдерам услуг и подрядчикам: от маркетинговых до производственных. Наш заказчик, например, заказывал аутсорс-обработку отчетов по продажам, ежемесячно поступающих от  медицинских представителей и дистрибьюторов.

Этот процесс позволял рассчитывать ключевые показатели эффективности (key performance indicators, KPI), однако расчет был неточным, поскольку данные охватывали не все города присутствия, а только семь из них. Руководство компании не видело полной картины продаж, а также конкретных показателей по каждому медицинскому представителю.

Более того, адреса торговых точек поступали от разных дистрибьюторов в отчет в разном виде, в нестандартном формате, со множеством дублей. Такой подход к анализу территориальных продаж не был унифицирован, что осложняло аналитику. Плюс ко всему, сторонние организации производили обработку отчетов достаточно долго и дорого (более 200 000 рублей в месяц).

Все это приводило к тому, что такой полезный инструмент управления ростом продаж, как оценка KPI-показателей, был не достаточно функциональным, при этом несвоевременным и затратным. Для управления продажами через определение личного вклада сотрудника была необходима унифицированная система детализации продаж с точностью до территории работы медицинского представителя и отдельной аптеки. При этом было важно, чтобы KPI-система осуществляла расчет ключевых показателей эффективности без увеличения затрат и нагрузки на аналитиков компании.

Для того, чтобы работники представительств (медицинские представители) работали более эффективно и при этом не доходили до профессионального выгорания, было решено внедрить систему мотивации и систему обучения. И если повышать компетентность через обучение можно у всех сотрудников, то мотивировать надо избирательно, концентрируясь на тех, кто в этом нуждается острее. Продуманная KPI-система способна решить эту задачу.

Некоторые фарм-компании арендуют KPI-системы. Подобные готовые решения довольно быстро окупаются, при этом позволяют не вовлекаться в процесс аналитики, не общаться с подрядчиками, не дорабатывать систему в связи с изменениями в бизнес-процессах. Однако эти плюсы для серьезной компании могут стать минусами, поскольку бизнес проигрывает в гибкости и, соответственно, в прибыли.

Мы разработали веб-приложение, которое учитывает нюансы работы именно «ПИК-ФАРМЫ», при этом достаточно унифицировано. Система автоматически стандартизирует адреса, однозначно идентифицирует аптеки и подсчитывает продажи в каждой точке по всем отчетам дистрибьюторов. Для анализа и постановки KPI приложение привязывало и другие данные, внесенные сотрудниками, которые затем аккумулировались в единый отчет: регион, город, район ответственности, а также линию препаратов, с которой работал сотрудник.

В одном отчете объединены данные из 8 справочников, находящихся в CRM-системе заказчика, а также некоторых внешних отраслевых систем. Алгоритм разбора и сопоставления торговых точек с исключением дублей мы реализовали с использованием технологий машинного обучения и BigData.

Удобный интерфейс приложения мы разработали на технологиях с открытым исходным кодом Angular и ASP.NET. Использовали СУБД Microsoft SQL Server. Консолидированный отчет по продажам с необходимой информацией для быстрого расчета KPI медпредставителей позволяет анализировать ситуацию не только по цифрам, но и более наглядно — в виде диаграмм.

Обычно при внедрении подобной системы для ее обучения приходится наполнять справочники — а значит, возрастает нагрузка на операторов. Наша система выполняет эти операции автоматически.

Первые результаты работы системы стали видны уже через 1,5 месяца после запуска:

• точность анализа по торговым точкам повысилась за счет исключения дублей;
• повысилась полнота анализа, так как итоговый отчет содержит обработанные данные по всем территориям, а не только по 7 городам;
• стоимость формирования итогового отчета за 1 месяц сократилась в 2,5 раза по сравнению с заказом отчета в сторонней организации;
• полный срок создания отчета сократился в 7 раз, что позволило принимать более своевременные бизнес-решения;
• появилась возможность использовать обработанные данные в других системах предприятия.

Приложение показывает четкий результат от работы каждого медицинского представителя. По этому результату сотрудников премируют, награждают или отправляют на дообучение по системе «Деловые игры». Показатели эффективности стали прозрачными. Разработка и внедрение KPI-приложения окупились менее, чем за год, а ее использование не требует ежемесячных затрат. Систему можно дорабатывать под появляющиеся задачи или новые требования рынка.

Заказчик остался доволен сотрудничеством. Вот как комментирует нашу работу Александр Головин, заместитель руководителя службы медпредставителей компании «ПИК-ФАРМА»: